Subtotal로 총합 계산하고 필터 및 숨기기 함께 활용

0. Subtotal 언제 쓰나

어느 회사에서 각 브랜드 및 제품들을 관리하다 보면, 브랜드나 라인별로 구분해서 매출을 확인해볼 필요도 있습니다. 유용한 인사이트란 여러 차례 Breakdown 해보고 데이터들을 여러 시각에서 보는 과정에서 보이기 마련이기 때문이죠.

 

가령 어떤 브랜드는 이번 분기에 퍼포먼스가 다른 브랜드들에 비해 비교적 저조하니 마케팅에 조금 더 힘써보자는 결정을 내릴 수 있어요. 또한, A브랜드의 몇 개의 라인들은 생각보다 판매가 잘 되고 있으니 생산량을 더 늘리자는 등 의사결정을 하는데 그 근거 자료가 될 수 있죠.

 

만약 여러 브랜드와 라인들이 엑셀의 한 시트에 모두 뭉뚱거려 있다면 과연 어떻게 구분해서 원하는 데이터들을 볼 수 있을까요? 필터 기능을 통해서 방법도 있고 함수 수식을 통해서 원하는 값을 구하는 방법도 있습니다.

 

이번 글에서는 거래처에 여러 제품들을 납품하고 각 제품 라인별로 어떻게 매출을 구분해서 정리하고, 또 원하는 값을 최대한 쉽고 빠르게 확인할 수 있는지 Subtotal이라는 함수를 통해서 설명드리도록 하겠습니다.

1. Subtotal & 필터로 제품 A 라인 총매출 확인하기

(주) 일상기획자에서 여러 라인들을 생산하고 납품을 하고 있다고 가정해봅시다. 김 팀장님이 A~D까지 여러 라인들 중 A 라인들의 매출만 분리해서 한번 따로 급하게 보고를 해달라고 하십니다. 어떻게 하면 좋을까요? 

 

이때 A 라인들의 매출을 확인할 수 있는 방법은 여러 가지가 있지만, 이번에는 Subtotal 함수를 이용해서 어떻게 구할 수 있는지 확인해보도록 할게요.

 

A부터 D까지 총 20가지 제품이 있는데, A제품들의 총매출만 구해보도록 해보겠습니다. 우선 Subtotal 함수를 입력해보시면 아래와 같이 여러 가지 옵션들이 나옵니다. 평소에 엑셀을 다뤄보시는 분들이라면 이미 익숙한 함수들이 보이게 되죠. 그중 이번에 매출들의 합인 총 매출을 구하기 위해서 SUM에 해당하는 9번을 입력해보겠습니다.

 

위와 같이 9를 입력하고, 각 제품들의 매출에 해당하는 G열을 모두 선택해줍니다. 그리고 Enter를 누르게 되면 모든 제품들의 매출의 합이 아래와 같이 나오게 되죠.

이러면 다른 제품 라인들도 포함이 되는게 아닌지?라는 의문이 드실 수 있는데, 아직 한 단계가 남았습니다. 바로 필터 기능을 이용하는 겁니다. 그래서 글 제목도 (feat. 필터/숨기기)가 돼있는 거라고 보시면 됩니다.

 

이제 필터기능으로 A라인들만 남을 수 있도록 걸러줍니다. 걸러주시면 Subtotal 값이 필터로 걸러서 남은 값인 A라인들의 매출 합만 계산된 것을 확인하실 수 있게 되는 거죠.

2. 숨기기 기능으로 A라인 총매출 구하기

1번에서 보신 필터 기능을 통해서 원하는 값을 구하는 방법도 있지만, 숨기기 기능을 통해서도 가능한 것도 아시나요?

 

Subtotal 함수를 입력하고 나서 생각보다 많은 옵션들이 있고 중복이 되는 것들도 발견을 하셨을 거예요.

 

왜 중복이 있을까요? 바로 엑셀 시트에 보이는 값만 계산하거나 보이지 않는 값들도 계산할 수 있는 2가지 경우를 모두 커버하기 위해서 있다고 보시면 됩니다.

 

*참고 - 필터 기능 사용 시 보이거나/보이지 않는 값이 사실 소용이 없고, 보이지 않으면 그냥 subtotal 값에서 제외가 되더라고요.

 

이번 숨기기 기능과 보이지 않는 값들을 제외하는 방향으로 설정하면 1번과 같이 계산이 될 테고, 숨기기 기능과 보이지 않는 값들도 포함해서 계산하면 숨겨져 있어서 놓칠 수 있는 값들도 모두 계산될 수 있습니다.

 

아래에는 후자에 해당하는 숨김을 해도 모두 포함해서 계산하는 부분만 설명을 해둘 테니, 나머지는 글을 다 읽는 대로 혼자서 연습해봅시다.

과정은 이전과 동일하게 진행봅시다. 이번에도 A라인들의 총매출을 구할 건데, 위 사진 단계까지 모두 완료되셨다면 이번에는 필터 기능을 켜시지 말고 아래와 같이 7~21행 까지 모두 숨기기를 해볼게요. Subtotal 값을 보면 사라진 B~D 라인들의 매출이 화면에서 보이지 않는다 하더라도 모든 라인들의 매출 값이 보존되고 총매출에 반영되는 것이 확인되실 거예요.