협업툴 구글 스프레드시트 공유하기

주변에 구글 스프레드시트에 대해서 익숙한 사람들을 찾아보기가 힘들다. 아무래도 직장이나 대학 과제를 하더라도 엑셀이나 파워포인트로 해결을 하다 보니 그런 듯하다.

 

하지만 협업이라는 관점에서 엑셀이나 파워포인트는 생각보다 불편한 점이 많다. 여러 사람들이 협업을 하는 과정에서 수정할 사항이 있을 때 실시간으로 반영이 힘들거나 매끄럽지 못하다는 점이다. 가령 엑셀에서 누군가가 수식을 변경을 하였는데 엑셀로 진행할 경우 1개의 파일을 모두에게 일일이 전달하고 그 파일을 기반으로 이후 작업에 들어가게 된다.

 

실시간으로 공유하면서 수정할 수 있는 구글 스프레드시트는 위의 불편한 점을 획기적으로 해결해준다. 프로젝트를 함께 진행 중인 멤버 중 누군가가 C열의 글 색상을 모두 빨간색으로 하이라이트 하거나, F열의 값이 100 이상일 경우 조건부 서식으로 초록색 바탕을 적용하게 할 경우 모두에게 한 번에 반영된다.

 

1. 스프레드시트 어떻게 시작하나요?

구글 스프레드시트 시작 방법은 매우 간단하다. 기본적으로 아래 정리한 부분만 따라온다면 스마트폰에 게임 어플을 다운로드하는 것보다 쉬워 보일 지경이다.

 

첫 번째는 구글 Email이 있어야 한다. 이름만 봐도 "구글" 스프레드시트이지 않은가? 마이크로소프트 엑셀과 다른 점 참고하면 좋겠다.

 

두 번째부터는 따로 준비물은 없고 아래 경로만 따라오면 된다.

 

구글 크롬 (Chrome)을 실행해준다. 그리고 구글 가입한 Email을 로그인하고 나면 아래와 같은 화면이 나온다.

 

우측 상단에 보면 드래곤볼 크리링 점 같은 게 보이는데 이것을 클릭하면 실행 가능한 소프트웨어들이 여러 개 보이기 시작한다. 그중 아래 빨간색 사각형으로 하이라이트 한 것처럼 스프레드시트를 클릭해서 들어간다. (스프레드시트가 안 보이면 스크롤 내려서 찾아본다)

 

위 단계까지 완료하게 되면 스프레드시트 홈 화면이 보이게 된다. 스프레드시트를 처음 사용하는 분들에게 특히나 유용한 여러 가지 Template이 보이는데, 본인 목적에 맞게 유용하게 쓰면 좋다.

 

만약 아예 새로운 시트를 만들 경우에는 아래 좌측의 빨간 화살표가 가리키는 + 모양을 클릭하면 되고, 만약 기존 엑셀로 진행 중이던 파일이 있을 경우에는 우측 빨간 화살표가 가리키는 폴더 모양 아이콘을 클릭해서 업로드를 진행하면 된다.

 

2. 스프레드시트 이제 어떻게 공유하면 되나요?

위 1단계까지 완료했으면 사실상 거의 모든 세팅이 끝났다고 보면 된다. 실시간 협업을 하기 위해서 자료도 준비가 된 상태고 사람만 이 스프레드시트로 초대를 하면 되기 때문이다.

 

설명을 위해서 나는 예시로 새 시트 1개를 만들었다. 새 시트를 만들면 아래와 같이 아무런 제목이 없다. 본인이나 팀 프로젝트를 clear 하게 보여줄 수 있도록 제목을 입력해준다. 제목이 없으면 다른 멤버들에게 공유할 수 없기 때문에, 이 부분은 선행되어야 한다고 보면 된다.

 

해당 내용 입력을 마치면 이제 우측 화살표가 가리키는 초록색 공유 버튼을 누르면 화면 중앙에 아래와 같은 화면이 보이게 된다.

팝업창이 뜬 게 보일 텐데, 중간에 뭔가 깜빡깜빡거린다. 사용자 및 그룹을 추가하도록 요구하고 있는 것으로 보인다. 바로 여기에 프로젝트를 함께 진행할 사람들의 Email 주소를 입력해준다.

 

입력하고 추가를 하면 아래 사진과 같이 추가된 것을 볼 수 있다. 다만 여기서 중요한 점은 같이 일하는 사람들 중 누군가는 정보를 확인만 하면 되는 사람들이 있는가 하면, 누군가는 그 정보를 실제로 입력하고 적극적으로 수정해야 하는 사람들이 있다.

 

이러한 점까지 고려하여 추가된 사람들 Email 우측에 보면 드롭다운 버튼이 보이는데 이걸 클릭해서 뷰어 / 댓글 작성자 / 편집자로 지정해주면 된다. 예를 들어 뷰어로 지정된 사람들은 말 그래도 보기만 할 수 있게 된다.

 

마지막으로 해당 시트에 접근 권한이 있는 멤버들 아래로 일반 액세스라는 Section이 보일 텐데 그 아래에 자물쇠 모양이 보인다.

 

여기서 이 시트를 접근할 수 있는 사람들을 제한할 수 있는데, 링크가 있는 사람만 볼 수 있도록 "제한됨"을 선택할 수도 있고, "링크가 있는 모든 사용자"로 선택하면 말 그대로 링크만 있으면 누구나 이 시트에 접근할 수 있도록 수정할 수도 있다.

 

위 단계까지 마쳤다면 이제 맨 아래 "링크 복사" 버튼을 클릭해서 카카오톡, Gmail 등을 통해서 프로젝트 참여 인원들에게 전달하기만 하면 공유는 마무리된다.

 

*참고 - 사용자 Email을 입력해서 추가하는 단계에서 공유받는 사람에게 알림 메일 발송을 클릭하면 굳이 링크를 복사해서 공유할 필요가 없기 때문에 이 기능을 적극 사용하면 시간을 많이 아낄 수 있다.